Jak robić listy ‘to do’ tak, żeby działały?

Organizacja życia, pracy i obowiązków to coś na czym zależy wielu z nas.

Nie zawsze jednak wiadomo jak się do tego zabrać – w końcu nikt nas tego nigdy nie uczył. W tym artykule znajdziesz praktyczny poradnik do stosowania jednej z nich, w opinii wielu najistotniejszej (na równi ze starannym planowaniem czasu!).

Czym jest lista ‘to do’?

W założeniu nic prostszego – kilka zadań wypisanych na kartce lub innym medium. Mogą to być zadania do spełnienia w określonym okresie czasowym (dzień, tydzień, ferie) lub do konkretnego projektu (nauka do egzaminu albo praca dyplomowa). Na pewno sam stosowałeś to nie raz! Planując wiosenne porządki czy listę dań ‘do zrobienia’ na rodzinne święto. Tajemnica tkwi w tym, jak spisać swoje zadania tak, by na pewno każde z nich, a przynajmniej te najważniejsze zostały spełnione!

Krok pierwszy – odpowiedni timing

Nie próbuj się oszukać, że powtórzysz cały materiał licealny w tydzień. Ciężko będzie też napisać 3 prace w ciągu wolnej godzinki. Jeśli źle dobierzesz ilość czasu i nie wykonasz wszystkich zadań, możesz przygotować się na przypływ frustracji i niezadowolenia z siebie, a przecież nie o to chodzi. Spróbuj zatem tych trzech krótkich rad, by upewnić się, że wszystkie obierane cele są realistyczne:

Z góry ustal ile czas masz na wykonanie zadań – dwa popołudnia, 5 godzin, a może wolne dwa tygodnie ferii? Uświadamiając sobie, że czasu wcale nie jest tak wiele jak nam się wydaje, a godziny mijają szybciej jeśli są wykorzystywane produktywnie, redukujesz szansę porażki. Cofnij! Nie ma czegoś takiego jak porażka, możesz być po prostu z siebie niezadowolony.

Wpisując kolejne zadanie, zapisz w nawiasie ile czasu przewidujesz na jego wykonanie – przekonasz się jak szybko zapełnia się ten czas, który przeznaczyłeś na wszystkie zadania. Niestety, doba nie jest elastyczna.

W ekstremalnych przypadkach: ułóż zadania blokami w kalendarzu. Świetny do tego może być kalendarz Google! Widok zadań w sprawnie ułożonych blokach obniża czas potrzebny na podjęcie decyzji co do następnej akcji i przede wszystkim – nastawia Cię na produktywny dzień, który nadchodzi.

Krok drugi – priorytety

Nie wszystkie zadania są tak samo ważne, wymagają tego samego wkładu czasowego czy energetycznego. Warto zatem zastanowić się nad ich realną wartością i wymogami, by ustalić sensowną hierarchię konkretnych tasków. Oto kilka rad:

Trzy priorytetowe zadania – z wyboru absolutnego minimum zadaniowego o największej wartości wynika wiele korzyści. Po pierwsze – dodatkowa presja by wykonać to co jest najważniejsze. Możesz umieścić te zadania w specjalnej ramce, użyć koloru – cokolwiek. Ważne by wiedzieć, że to podstawa dzisiejszych planów. Druga korzyść to zwyczajny powód do satysfakcji. Nie jeden raz zdarzy się, że zaplanujesz więcej zadań niż jesteś w stanie wykonać, a to może spowodować przypływ niezadowolenia. Umieszczając trzy zadania, które musisz wykonać, skazujesz siebie na nieodparty przypływ radości jeśli je ukończysz. Nie zrobienie tej jednej mało ważnej rzeczy już nie będzie zagrożeniem dla twojego samopoczucia! A! Pamiętaj – liczba trzy jest tutaj umowna, możesz mieć równie dobrze jeden priorytet jak i pięć, wybór należy jedynie do Ciebie.

Przeplataj zadania różnego typu – jeśli jesteś osobą, która lubi z góry przewidzieć kolejność wykonywania zadań, ten punkt jest niezwykle ważne. Praktykuj umiejętność przewidywania na ile dane zadanie będzie wymagające i przeplataj na zmianę te trudniejsze i te łatwiejsze. Może warto też je pogrupować kategoriami (np. najpierw dom, potem praca, na końcu ja). To jak ułożysz zadania na dany dzień wpłynie na to, na ile będziesz chciał je kolejno wykonywać.

Krok trzeci – aplikacje i programy!

Do spisywania zadań oczywiście! Najprościej spisać zadania na kartce, ale z użyciem odpowiedniej technologii, można ten proces znacząco uprościć. Wybór medium do tworzenia list ‘to do’ jest niezwykle indywidualną kwestią, wypróbuj co uznajesz za interesujące i zostań z tym, co sprawdzi się najlepiej. Daj sobie czas!

★Metoda ‘na prosto’- aplikacja gdzie dodajesz zadania i… tyle!

Najprostsze propozycje to “Reminders” dla użytkowników Apple albo “Microsoft To Do”, obie aplikacje pozwalają na prostu podział zadań na kategorie/projekty i podstawowe planowanie wydarzeń w czasie.

Moim osobistym faworytem jest jednak “Todoist” – tam można uporządkować wszystko osobnymi kategoriami, projektami, zaplanować powtarzające się wydarzenia i wiele innych! Warto też zwrócić wagę na jakich platformach dana aplikacje jest dostępna – połączenie ze sobą komputera i telefonu może przynieść wiele korzyści!

Todoist

★ Dla fanów dokładnego planowanie – zdecydowanie polecam tutaj kalendarz Google! Ewentualnie papierowy dla fanów klasyki, obie opcje spełniają zadane. Można dokładnie w godzinach wpisać planowane działania. Wtedy zamiast listy otrzymujemy konkretny plan działania i raz poświęcony czas na rozplanowanie, potem profituje sprawnym odhaczaniem obowiązków!

★ Największa dowolność – tutaj należy zrobić specjalne miejsce dla Notion. Program, który może stanowić archiwum, przestrzeń, notatnik Twojego życia – można tam ułożyć dosłownie wszystko! Poradnik używania Notion jeszcze się na stronie pojawi, jednak jako zachęta, przedstawiam przykładowy sposób ułożenia tam listy to do na cały tydzień. Przepięknie i niesamowicie elastycznie – wszystkie bloczki zostały dodane przeze mnie!

Notion

Monika Taciak

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.